一、系负责的难题
甫上任的系负责或许有这么一种经验——感谢神验中了我,赋予教育系负责这个职位,任内一定竭尽所能的推动系务,就好像以前当教员或班负责一样,相信可以驾轻就熟,藉着祷告,靠神的帮助,一切应当都会很顺利。于是仔细的翻阅宗教教育手册及教育系历年存档的资料,希望能确定:系负责到底有那些任务要完成?每一任务有那些工作要做?要如何的做?以前的做法如何?怎么发现缺点?如何改善?优点在哪里……
他发觉以前历任系负责的工作经验并没有完整的留下,只有一些开会纪录、季报表、教员名册组织系统表。于是边做边问,摸索了一个学年度,知道要当个称职的系负责也不简单,有许多工作不是你想做就可以做,有时要在一定的程序下经相关负责人的同意,才有金钱、人力、设备物力等支援;还要不断的与教员联系沟通,协调工作内容及做法,教员不足时又要发掘培育教员,还有家长的质疑、负责人会及职务会议之要求……。而这些经验却又分散储存在有经验之人的脑海中,有时以专家的角色来批评你的做法,有的随着岁月的飞逝,记忆逐渐模糊,不能成为咨询的对象,在求好的自我期许下,心中的压力越来越大,于是脑海中闪出违背初衷的念头—卸任的日期赶快来到吧!
二、宗教教育的工作类别
其实教育系的工作可概分为三大类,第一类是每年度都已经定型的经常性工作,例如:儿教、青教各班之开班及教学、访问学员、亲睦联谊、户外活动、教员会议季末检讨、年末检讨、教员讲习、教员进(灵)修、学生灵恩会、教会佈道会时的儿教配合工作、清寒奖励助金申请、教育系的要事记录、各种活动之记录及记录之存档、季报表之填送等工作。第二类是开创性的工作,是以往没做过,但为因应教会需要的一种发展性工作,例如:有感于亲受洗耳恭听的同灵,因慕道期间长短不一,个人的学识背景、家庭生活背景不一致,所接受的道理片断而不连续,导致受洗以后牧养上发生困难,甚至于离道,为协助新受洗的同灵建立简单明确的基本信仰,学得基督徒应有的生活方式并学会祷告的方法,而有[生命更新特别聚会]之需要。或为有效集合教区或小区之慕道朋友,以进行带领工作,而有[慕道朋友联谊活动或特别聚会]。第三类为曾经施行过,但尚在修订改进的阶段的工作,例如:儿童暑期特别聚会。
每一类工作可能由许多分项工作所合成,例如经常性的工作即佔去教育系全年度工作之大部份;所有的工作都牵涉到费用、设备、人力等问题,当然取得支援的方法有很多种,并且随着各教会的传统做法而不同,有的负责人喜欢要做的时候再讲,做过就算了,有的负责人希望事事都认他知道,有的在报帐的时候宽严不一……,没有一定的标准,导致系负责感觉没有在一定的原则下获得授权。如果系负责能将要做的工作及具体做法、人力、金钱费用、预期果效,以书面资料做适当的表达、整理,便可简化工作,因为负责人可以之为认可或补充、修正的依据,因而获得金钱、人力、物力的支援,各工作人员也可凭此知道什么时候要做什么事,如何的做,而预为安排时间,以便于工作分工合作,并且为教会留下工作经验给后续者做参考。
三、宗教教育的年度工作计划书
工作计划书就是以书面的方式,把想做的工作之动机、目的、做法、时序、设备、人力等表达出来,使支援单位得以支应金钱、调度人力、支援设备,使执行的人获得工作授权,及人力、物力、财力之支援,并凭以自我分析、控制、评估计划书上之各项工作。
有人或许认为,为教会做一件工作,只要口头说明一下就可以了,何须那么麻烦,写工作计划书?
但填写工作计划书有许多好处:一、对负责执行系务的系负责而言,可一次自负责人会或职务会取得全年度的工作授权及金钱预算额度,获得金钱、人力、物力的配合,在拟定的过程中充分地认识工作内容,并自我评估能否完成、是否值得进行、成员间的工作分摊量是否合理、或是太过依重少数几人而须加速人力的培育;二、对支援的负责人会而言,可根据认可的计划书,及早构思人力的调度、设备的调借或购置,其暂付需用的款;三、对分项工作之负责人而言,在工作中可依工作之预定进度与实际执行进度,凭以分析差异原因,以构思改进对策;四、对于工作人员而言,可互相知道工作项目和工作时序,预为调整自己的时间。
此外,对于工作期中及结束之检讨,也应有计划书上的工作目标可以比对,使检讨更具意义。例如季末会议时,一般报告访问情形,可能是:“这一季访问较少”;但假使分项工作负责人有填记访问工作之目标时,检讨就会更具体,因为目标是说明预期产生的结果,指出将做之事的终点所在,是一种承诺,具有计量性与品质性,成为自我鞭策的力量。如果将访问工作之目标订为“每季访问学员2次以上,每位学员1年被访问1次以上”,这样检讨才有意义;如果轻易的达到目标,表示还有进步的空间,下次可订为每季进行3次以上的访问,每位学员1年内被访问过2次以上,如果不能达到目标,则检讨是什么原因,是目标订得太高,不切实际呢?或是教员参与访问的意愿低落?为何低落?是没有交通工具?是老师间之时间搭配不好?是访问逾时的餐饮报支不方便成为负担?是教员根本不关心访问工作?这样才能找出问题症结。然后再于举开教员灵修会时加强服事观念,或于计划中开列访问工作之相关费用,取得金钱支援的标准。为落实计划的执行,计划负责人要召集各分项工作负责,依据目前需求、未来发展趋势,讨论计划名称,并设定目标、计划内容及实施时程等,以确定工作计划书(箴言十五22)。
耶稣说:“你们哪一个要盖一座楼,不先坐下算计花费,能盖成不能呢?”(路十四28)。由工作计划书可以看出,计划的工作是否值得进行、是否可以进行?也可看出成员的工作分摊量,并可以之为工作检讨的依据。对计划执行者而言,可获得充分的授权,取得金钱、人力、物力的支援,工作中凭以自我分析、控制、评估及修正;对计划拟定者而言,在拟定的过程中可以自我训练,提升对事物的观察分析能力,建立系统观念,增进逻辑构思,培养教会干部的行政能力。对计划认可者而言可看出计划负责人对工作或问题的认识是否充分,能力需求或设备是否能够调派。要不要购置,并及时支付金钱。对教会的发展而言可累积工作经验,并将之储存以供后继接棒者参考。